Autor: Ing. Vladimír Kvarda CEO Advantiq Projects s.r.o.
Projekt čeká na majitele? Kdy pomůže externí projektový manažer
Když každý projekt čeká na majitele, růst firmy se zpomaluje
Dodavatel potřebuje odsouhlasit zadání. Jediný, kdo to může udělat, je celý den u zákazníka, v pátek má porady a v pondělí řeší reklamaci. Zadání se schválí za týden a půl. Nikdo neudělal chybu, a přesto se projekt o dva týdny zpozdil.
Pokud vám to zní povědomě, podívejte se, kudy ve firmě procházejí rozhodnutí. Nejspíš všechna přes vás. A vy máte vždycky něco naléhavějšího, protože operativa dostane přednost před rozvojem skoro pokaždé.
Přesně kvůli tomu si firmy berou externího projektového manažera. Majitel dál drží směr, projekt ale dostane člověka, který ho každý týden posune dál. Sepsali jsme, podle čeho poznáte, že projekt závisí jen na vás, kolik vás to stojí a kdy je lepší sáhnout po interim manažerovi.
Jak poznáte, že projekt stojí na vás
Projekt stojí na majiteli, když se bez něj nedá udělat žádné rozhodnutí, které projekt posune. Poznáte to podle malých zdržení, která se opakují týden co týden. Zkuste si projít pět otázek:
I jen jedno ano stačí. Tým přitom nejspíš pracuje dobře. Projektu jen chybí člověk, jehož hlavní prací je, aby se hýbal a řešil problémy.
Majitel a projektový manažer dělají dvě různé práce
Majitel určuje, kam firma jede. Projektový manažer řídí, jak se tam dostane. Na webu to máme napsané takhle: vy řídíte směr, my řídíme auto.
Majitel rozhoduje o tom, co má být výsledkem, schválí kolik to smí stát a co má přednost. Projektový manažer z toho udělá plán s termíny a odpovědnostmi a pak hlídá, aby se plnil. Připomíná se dodavatelům, řeší, co se zaseklo, a připravuje podklady tak, aby majitel rozhodl za deset minut místo za celé odpoledne.
Když obě role dělá jeden člověk, platí prosté omezení. Projekt postupuje jen tak rychle, jak často se k němu majitel dokáže vrátit, vyřešit aktuální situaci a posunout. U nového produktu, zavedení systému nebo expanze na další trh to v praxi znamená, že se projekt dostane na řadu vždy, když má majitel volný večer.
Co vás stojí projekt, který čeká na vaše rozhodnutí
Projekt bez vlastního řízení stojí firmu především čas majitele a lidí, kteří čekají. Na žádné faktuře se neobjeví, a proto se snadno přehlédne.
Jednoduchý výpočet: projektu věnujete 10 hodin týdně, což je u majitelů, se kterými pracujeme, spíš spodní hranice. Za čtvrt roku je to 130 hodin, které nešly do obchodu ani k zákazníkům. K tomu přičtěte hodiny lidí, kteří na vaše rozhodnutí čekají, práci, která se dělá znovu po změně zadání, a dodavatele, který si mezitím vzal jinou zakázku a vrátí se k vám za měsíc.
U projektu s víc závislostmi posune jedno zpožděné rozhodnutí tři další úkoly. Když se to opakuje každý týden, výsledek přijde o čtvrt roku později a s ním i tržby, které na něj navazují. Řešit způsob řízení má smysl ve chvíli, kdy se zdržení začnou opakovat, a ne až po termínu.
Co přebírá externí projektový manažer
Externí projektový management znamená, že řízení jednoho projektu převezme manažer mimo firmu, v dohodnutém rozsahu a na dohodnutou dobu. U nás to začíná na 20 hodinách měsíčně u menších projektů a manažer může nastoupit do 48 hodin od prvního hovoru. Vedení firmy zůstává tam, kde bylo. Manažer řídí jeden projekt.
Jako první sestaví plán s termíny a rozdělí odpovědnosti, aby každý úkol měl jméno. Dál hlídá termíny, drží dodavatele u dohodnutého zadání a eviduje rizika dřív, než se z nich stanou problémy.
Vy dostanete jednou týdně report a krátký online hovor. Z něj víte, co je hotové, co stojí a která rozhodnutí čekají na vás. Rozhodnutí přijdou připravená, s variantami a s dopadem na rozpočet, takže je uděláte za pár minut. Majiteli to obvykle vrátí 10 až 20 hodin týdně.
Nejčastější obava zní: „Neztratím nad projektem kontrolu?“ Majitel, který řídí projekt mezi dvěma schůzkami, toho o jeho stavu ví méně než majitel, který dostává každý týden report a rozhoduje jen o tom, co je opravdu na něm. Pokud vás tahle otázka brzdí, napsali jsme o ní samostatný článek „Nechci dát svůj projekt do cizích rukou.“
Takhle to fungovalo u aplikace ShipBurger. Majitel řídí několik firem najednou a vývoj aplikace potřeboval někoho, kdo bude držet tým a komunikaci pohromadě každý den. Vedení projektu převzal náš manažer, věci se dotáhly a tým jel. Celý příběh najdete v případové studii ShipBurger.
Kdy je lepší interim manažer
Interim manažer je dočasný manažer, který na několik měsíců obsadí konkrétní pozici ve firmě, třeba vedoucího provozu, marketingu nebo obchodu, a po stabilizaci ji předá internímu člověku. Hodí se, když firma potřebuje zkušeného manažera hned, ale nechce nebo nemůže pozici obsadit natrvalo.
Typické situace: odešel vedoucí a náhrada se hledá půl roku, tým se za rok zdvojnásobil a majitel už ho neuřídí sám, nebo firma připravuje větší změnu a potřebuje někoho, kdo ji odvede. Interim manažer nese odpovědnost za celou agendu i za tým. Projektový manažer nese odpovědnost za jeden projekt.
Rozdíly máme podrobněji popsané na stránce interim managementu. A pokud manažera hledáte natrvalo, nabízíme i executive search: interního manažera vám najdeme, zaškolíme a předáme mu rozjeté projekty.
Jak to vypadá, když projekt někdo řídí
Dobře řízený projekt poznáte podle toho, že se o něm nemluví na každé poradě. Má cíl, který jde napsat na jeden řádek, harmonogram, kterému věří i dodavatelé, a člověka, který ví, co se stane příští týden.
Dnes se k projektu vracíte večer, hledáte v emailech, co dodavatel vlastně potřeboval, a rozhodujete po paměti. S projektovým manažerem přijde v pondělí report na jednu stránku, ve středu proběhne dvacetiminutový hovor a zbytek týdne máte pro obchod. Rozhodnutí, která nepočkají, se eskalují týž den.
Kontrola zůstává u vás. Mění se jen její podoba: místo každodenního řízení dostáváte informace, podle kterých rozhodujete. Podobně to funguje u Patentoidu, kde majitel firmu řídí a každodenní operativa projektů leží na našem manažerovi. Jak to dopadlo s expanzí do Británie, najdete v případové studii Patentoid.
Kdy se externí řízení projektů vyplatí
Externí projektový manažer se vyplatí, když víte, co chcete udělat, a nemáte člověka, který by projektu věnoval pozornost každý týden. Většina majitelů projekt řídit umí. Rozhodující je, jestli má vaše hodina strávená řízením projektu pro firmu větší hodnotu než práce na firmě.
Jak začít
Krátký, nezávazný online hovor. Maximálně 15 minut.
Časté otázky
Neztratím předáním projektu kontrolu?
Ne. Rozhodnutí o cíli, rozpočtu a prioritách zůstávají u vás. Manažer připravuje podklady a jednou týdně vám dává report, takže o projektu víte víc než dřív. Projekt vedeme tak, aby ho kdykoli mohl převzít někdo jiný, včetně vašeho člověka.
Jak rychle může externí projektový manažer začít?
Do 48 hodin od prvního hovoru. Máme připravený tým, který je zvyklý rychle se zorientovat v novém prostředí a převzít odpovědnost.
Vyplatí se externí řízení i u menšího projektu?
Ano. Řídíme projekty od 20 hodin měsíčně, například tvorbu webu nebo marketingovou kampaň. Nejčastěji pracujeme s firmami od 5 do 100 zaměstnanců.
Jaký je rozdíl mezi externím projektovým manažerem a interim manažerem?
Projektový manažer odpovídá za jeden projekt v dohodnutém rozsahu. Interim manažer na několik měsíců obsadí celou manažerskou pozici včetně vedení týmu a po stabilizaci ji předá internímu nástupci.
Nečekejte na další kvartál bez výsledků
Chcete zjistit, jaké věci můžete pustit z ruky a co vám to vrátí zpátky?
Zarezervujte si 15 minutovou konzultaci zdarma. Uvidíte, že to není o ztrátě kontroly. Je to o získání svobody.
Zavoláme si, krátce, online, nezávazně. Max 15 minut.
